Introducción a SharePoint y listas

Qué es SharePoint

• Es un sistema basado en la nube para almacenamiento de archivos, colaboración en documentos y automatización de procesos.

• Funciona como un espacio de trabajo digital que permite organizar datos de manera eficiente.

• Permite almacenar, compartir y gestionar documentos y datos en línea.

• Gestión documental y flujos de trabajo.

• Almacenamiento y organización de información interna.

• Integración con Microsoft Teams para trabajo en equipo.

• Gestión de documentos y proyectos.

• Repositorio de información y materiales de clase.

• Trabajo colaborativo en tareas y proyectos.

Académicos

Empresariales

Qué son las listas de SharePoint

• Son estructuras organizadas de datos similares a hojas de cálculo.

• Permiten almacenar información estructurada con columnas y filas.

• Pueden ser utilizadas para seguimiento, gestión y análisis de datos en un entorno compartido.

• Más fáciles de configurar y utilizar.

• Se almacenan en la nube y se integran con Microsoft 365.

• No requieren conocimientos avanzados en bases de datos.

• Más flexibles y escalables.

• Requieren conocimientos técnicos para su administración.

• Las más potentes se almacenan en servidores locales o en la nube.

Bases de datos tradicionales

Listas

Conceptos básicos de las listas de SharePoint

• Tablas = Listas de SharePoint.

• Campos = Columnas de datos.

• Registros = Filas = Elementos o ítems

• Consultas = Vistas

• Descripción: Ideal para grandes cantidades de texto, como descripciones detalladas.

• Funcionalidad adicional: Es posible configurar para anexar comentarios, manteniendo un historial de entradas. Puede tener texto con formato enriquecido.

• Descripción: Permite a los usuarios ingresar texto libre hasta un límite de 255 caracteres.

• Uso común: Nombres, identificadores o cualquier dato breve.

Una sola línea de texto

Múltiples líneas de texto

Columna de número

• Descripción: Almacena valores numéricos.

• Permite cálculos matemáticos básicos.

• Opciones de configuración: Se puede especificar el número de decimales, establecer un valor predeterminado y mostrar como porcentaje si es necesario.

Columna de Moneda

• Descripción: Similar a la columna de número, pero formateada para valores monetarios.

• Mayor precisión en operaciones monetarias.

• Opciones de configuración: Selección del símbolo de moneda adecuado y definición de decimales y valores predeterminados.

Columna de Fecha y Hora

• Descripción: Facilita la selección de fechas y horas mediante un calendario desplegable.

• Opciones de visualización: Mostrar solo la fecha o fecha y hora, y elegir entre formato estándar o amigable.

• Útil para seguimiento de actividades y plazos.

Columna de Sí/No

• Descripción: Representa opciones binarias o booleanas, mostrando una casilla de verificación.

• Uso común: Indicadores de estado como "Aprobado" o "Completo".

Columna de Persona o Grupo

• Descripción: Permite seleccionar usuarios de la organización.

• Se usa en listas de asignación de tareas o permisos.

• Se puede configurar para permitir selecciones múltiples.

Columna de Elección

• Descripción: Proporciona un menú desplegable con opciones predefinidas.

• Uso común: Categorías, estados o cualquier conjunto limitado de opciones para asegurar la consistencia de los datos.

Columna de Hipervínculo o Imagen

• Descripción: Almacena enlaces a sitios web o imágenes.

  Permite acceso rápido a recursos externos.

• Uso común: Enlaces a sitios de proyectos o inclusión de sitios relevantes.

Columna de Imagen

• Descripción: Facilita la carga y visualización de una imagen directamente en la lista o biblioteca.

• Uso común: Mostrar logotipos, fotos de productos o cualquier imagen relevante asociada a un elemento.

Columna de Ubicación

• Descripción: Permite ingresar una dirección física.

• Integración: Utiliza Bing Maps para extraer y mostrar información detallada de la ubicación, como ciudad, código postal y estado.

Columna de Búsqueda (Lookup)

• Descripción: Crea una relación con otra lista o biblioteca, permitiendo extraer y mostrar información relacionada.

• Uso común: Asociar elementos de una lista con otra, como vincular contactos con sus respectivas empresas.

Columna de Metadatos Administrados

• Usa términos definidos en un almacén central de términos.

• Ayuda a mantener la coherencia en la clasificación de datos en toda la organización.

• Facilita la búsqueda avanzada en SharePoint.

Mejores prácticas

• Elegir el tipo correcto: ¿Necesita cálculos? → Número/Moneda.

• Usar "Obligatorio" para campos críticos (ejemplo: Monto de factura). Seleccionar el tipo de datos adecuado según el uso previsto.

• Definir si la columna será obligatoria o tendrá valores predeterminados.

• Configurar permisos y visibilidad según las necesidades del equipo.
  

La Columna "Título"

• Es una columna predeterminada y obligatoria en todas las listas.

• Funciona como identificador principal de cada elemento.

• Se puede renombrar, pero no eliminar.

• Es utilizada en flujos de trabajo y procesos automatizados.