Pengertian Rapat secara Online

Rapat secara online sering juga disebut dengan virtual meeting atau virtual conference yang memungkinkan peserta dar jarak jauh atau bahkan dari belahan bumi yang lain dapat mengakses pertemuan dan acara langsung dari tempat masing-masing menggunakan komputer/perangkat lainnya. Rapat dapat diselenggarakan sepenuhnya melalui internet atau jaringan telepon dimana peserta tidak perlu berkumpul di ruangan fisik yang sama.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN RAPAT ONLINE

a. Koneksi internet yang kurang stabil

b. Kualitas video dan audio yang kurang
c. Kesiapan peserta dalam mengikuti rapat online dan menggunakan media rapat online

​Kekurangan:

a. Lebih efektif

b. Meningkatkan hubungan antara tim tanpa harus bertemu

c. Menghemat biaya operasional meeting

d. Mudahnya mengadakan meeting dimanapun

e. Jalan keluar untuk seseorang yang memiliki jadwal padat

​Kelebihan:

​Jenis-Jenis Rapat Online

• Teleconference (komunikasi langsung yang dilakukan beberapa orang dari jarak jauh dan terhubung melalui sistem.

  Jenis-Jenis Teleconference:

  a. audio conference

  b. video conference

  c. web conference atau webinars

​Jenis-Jenis Rapat Online

• Video Conference (komunikasi dari berbagai lokasi yang berbeda dengan menampilkan gambar video dan suara.

• Web Conference (menggambarkan proses penggunaan internet dan browser web untuk menghubungkan individu/kelompok bersama- sama dari wilayah yang terpisah.

Prosedur Rapat Secara Online

1. Persiapan Rapat secara Online
a. Persiapan Administrasi
(Membuat undangan rapat, menyiapkan materi rapat dan slide presentasi, menyiapkan presentasi)
b. Persiapan Non-Administrasi
(Smart phone, laptop, tablet, koneksi internetsoftware,
peralatan pendukung, persiapan ruang, persiapan
petugas/penyelenggara

Prosedur Rapat Secara Online

2. Langkah-Langkah Teleconference
a. Siapkan perangkat seperti PC, headset, webcame, da perangkat lunak (google
meet, zoom meeting, skype, whatsapp, vmeet, dan lain sebagainya).

b. Siapkan account di software yang anda gunakan/buat account baru

c. Tentukan lawan teleconference anda

d. Lakukan setting dan konfigurasi aplikasi anda perhatikan menu mana yang
harus diperhatikan

e. Jika sudah terhubung, anda bisa melakukan komunikasi dengan lawan bicara

Prosedur Rapat Secara Online

3. Melaksanakan Rapat Online yang Efektif

a. Buat agenda dan otomatisasi prosesnya
b. Persiapkan materi rapat dan slide presentasi

c. Time management
d. Kirim undangan rapat dan atur reminder

e. Siapkan peralatan rapat

f. Tunjuk orang sebagai moderator rapat

g. Gunakan alat kolaborasi

h. Follow up dan share rumusan rapat

Menggunakan Aplikasi Rapat/Pertemuan Online

(Jenis Aplikasi Rapat Online)

TERIMA KASIH