​922/3 B: Pengurusan

Bahagian B

2. Pengurusan

2.1 Prinsip asas pengurusan

​

2.1.1 Perancangan

Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang hendak dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil disemua peringkat organisasi. 

​

Kepentingan Perancangan      

1. Menyediakan hala tuju / menentukan matlamat / fokus

2. Menyelaras sumber

3. Ukuran prestasi/pencapaian

4. Tindakan pembaikan

5. Panduan membuat keputusan

​Tahap Perancangan

​

RANCANGAN STRATEGIK

Satu plan tindakan jangka panjang menyeluruh, yang disediakan untuk mencapai matlamat organisasi yang  telah ditetapkan dlm tempoh 5- 10 tahun yang akan datang.

​

RANCANGAN TAKTIKAL

Rancangan jangka masa sederhana(1- 5 thn) yang melibatkan pengagihan sumber kepada jabatan atau cawangan; memenuhi matlamat yang spesifik yang dinyatakan dalam misi.

​

RANCANGAN OPERASI

skop lebih sempit dan lebih khusus untuk satu-satu unit kerja atau  individu yang berkaitan dengan pengeluaran; merupakan rancangan harian yang lebih khusus untuk tempoh 30 hari hingga 1 tahun. 

​Alat-alat Perancangan

​

1. Senarai semak kerja - Senarai semak kerja perlu diadakan kerana seseorang pengurus ingin memastikan semua kerja yang sepatutnya dilaksanakan oleh organisasi atau projek tertentu telah dilaksanakan dengan sempurna. 

​

2. Carta Gantt - Carta ini adalah menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian setiap aktiviti 

berdasarkan jangka masa yang diperlukan dan ditetapkan.

​

 3.Belanjawan 

-alat untuk menganggarkan peruntukan dan mengagihkan sumber kewangan 

secara cekap untuk melaksanakan sesuatu kegiatan atau projek. Biasanya dalam belanjawan, para pengurus akan memastikan adanya sumber wang dan kemana wang tersebut digunakan (dibelanjakan). 

​

4. Analisis Pulang Modal

- Jika projek melibatkan penggunaan modal dan ingin mengira untung rugi. Teknik ini membantu pembuat keputusan memahami hubung kait antara volume jualan, kos dan keuntungan. Contohnya ingin membuat pementasan drama dan melibatkan penjualan tiket kepada para penonton.

​

2.1.2 Pengorganisasian :

Proses penyusunanan pengagihan sumber manusia dan sumber lain untuk melaksanakan tugas  agar dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan dengan cekap dan berkesan

​

Kepentingan Pengorganisasian.

1. Untuk menjelaskan tugas-tugas setiap individu dalam organisasi

2. Untuk mengenalpasti siapa yang bertanggungjawab terhadap siapa.

3. Untuk membentuk saluran komunikasi yang formal 

​

​Langkah-langkah Pengorganisasian.

1. Penentuan objektif 

Menetapkan objektif organisasi selaras misi organisasi

2. Mengenalpasti aktiviti

Membentuk aktiviti yang perlu dilakukan untuk mencapai objektif yang 

ditetapkan

3. Pengelasan aktiviti

Aktiviti dikelaskan mengikut tugas

4. Pengelompokan aktiviti

Mengelompokkan aktiviti yang sepadan dari segi fungsi dan sifat untuk 

menjadi satu  kumpulan kerja yang  formal.

​

5. Pengagihan tugas

Pengurus mengagihkan tugas kepada pekerja yang sesuai mengikut 

kebolehan dan kemahiran  mereka melalui proses pengkhususan

​

6. Autoriti dan tanggungjawab

Autoriti dan tanggung jawab perlu diberikan agar pekerja dapat 

melaksanakan tugas mereka  dengan cekap dan berkesan

​

2.1.3 Tenaga kerja (Staffing = Penstafan)

Proses merancang, menginventori, mengambil dan meningkatkan kemahiran tenaga kerja

​

Kepentingan Penstafan

​

1. Membantu pengurus lini

Bekalkan tenaga kerja mencukupi(kuantiti dan kualiti)

​

2. Menyediakan khidmat nasihat

Mengatasi masalah hubungan antara manusia dlm organisasi

​

​

​

3. Mengawal aktiviti tenaga kerja

Kawalan dalaman dan luaran membolehkan sumber manusia digunakan secara optimum bagi mencapai matlamat organisasi

​

4. Membangunkan tenaga kerja

Proses meningkatkan kemahiran pekerja sedia ada agar sesuai dgn keperluan semasa

​

2.1.4 Kepimpinan

​

Proses dimana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar 

mereka dapat melaksanakan tugas yang diamanahkan dengan cekap 

dan berkesan.

​

Kepentingan Kepimpinan

1.Kemampuan untuk mempengaruhi pekerja melalui kuasa yang ada untuk bertindak supaya aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan dengan berkesan

2. Memastikan pekerja melaksanakan tugas yang dipertanggunjawabkan selari dgn misi dan matlamat organisasi.

3. Mengetahui bagaimana setiap arahan yang diberikan kepada pekerja dipatuhi dan dilaksanakan

4. Menjadi teladan(role model) kepada pekerja untuk melaksanakan tanggungjawab dengan berkesan melalui nilai & ciri kepimpinan yang baik 

​

​Gaya Kepimpinan

​

Definisi : Pendekatan yang digunakan oleh seseorang pemimpin untuk mempengaruhi pengikutnya

​

​

​

Tiga gaya kepimpinan:

i)   Gaya laissez-faire/bebas-- Gaya kepimpinan ini agak kurang mengawal pekerja. Selalunya pengurus jenis ini suka memberikan kebebasan kepada orang bawahan. Apa yang penting matlamat organisasi dapat dicapai dengan jayanya. Gaya kepimpinan ini kurang menitik beratkan pengeluaran dan hal ehwal pekerja. 

ii)  Gaya demokratik/penglibatan-- Menitik beratkan pengeluaran dan hal ehwal pekerja. Pemimpin ini memberi peluang kepada orang bawahan memberikan pendapatnya. Pemimpin akan memberi pertimbangan terhadap sebarang cadangan pekerja bawahan. Wujud komunikasi dua hala. Namun pemimpin mengambil masa yang agak lama untuk membuat keputusan. 

​iii)   Gaya Autokratik-- Menitik-beratkan hal-hal pencapaian matlamat melalui operasi tugas yang berkesan . Pemimpin ini mengamalkan komunikasi sehala di mana semua keputusan adalah di tangannya. Orang bawahan hanya menerima arahan dan melaksanakannya mengikut arahan pemimpin. Proses membuat keputusan lebih cepat kerana tidak memerlukan pandangan ramai pihak.

​PERANAN PEMIMPIN

​1. Jurulatih

pemimpin adalah golongan yang paling dipercayai kerana kebolehan, pengalaman dan pengetahuan. Layaklah dirinya menjadi jurulatih kerana dirinya mempunyai kelebihan berbanding orang bawahannya.

​

​2. PembimbingSebagai orang yang berpengetahuan tentunya dirinya mampu memberi bimbingan. Sesuai dengan sifat pemimpin yang menjadi "role model" - kepimpinan melalui teladan. Orang bawahan mengharapkan tunjuk ajar daripada ketua.

​

​

3. Pendorong.Pemimpin seharusnya bijak memberikan pujian dan galakan kepada orang bawahan. Penghargaan hendaklah diberi kepada pengikutnya yang setia, rajin dan mampu melaksanakan tugas bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan organisasi.

​

​4. SahabatPemimpin perlu mengambil tahu hal ehwal orang bawahannya. Seharusnya membantu masalah yang dihadapi oleh orang bawahannya. Wujudkan hubungan baik dengan orang bawahan. Pekerja akan rasa disayangi dan menganggap ketuanya adalah rakan yang prihatin.

​

5. KetuaPemimpin perlu menjelaskan matlamat yang hendak dicapai oleh organisasi. Orang bawahan akan faham kehendak ketua yang inginkan pencapaian yang terbaik bagi matlamat organisasi.Orang bawahan akan patuh dan mendengar arahan pemimpin kerana mereka faham bahawa kehendak ketua itu adalah kehendak organisasi.

​

2.1.5 Kawalan

Proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan untuk memastikan hasil  akhir  tercapai  seperti  yang  dijangkakan. Tindakan memastikan aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut rancangan yang telah dibuat pada peringkat awal.

​KEPENTINGAN KAWALAN

1. Memastikan aktiviti dirancang dilaksanakan dengan baik -keseluruhan arah tuju selari dgn rancangan jangka pendek / jangka panjang

​

2. Mengelakkan penyelewengan- pematuhan peraturan dan polisi org.

​

3. Mengenalpasti punca kesilapan  dengan segera-membolehkan tindakan pembetulan dapat dibuat dengan segera

​

4. Mendapatkan maklumbalas - sebagai garis panduan dalam perancangan  dan kawalan akan datang

​2.2 Terapan terhadap teks. (Rujuk kepada tiga teks iaitu Sulalatus Salatin, Novel Saudagar Besar dari Kuala Lumpur dan Permata Sastera Melayu)

​

1. Sulalatus Salatin.

Perancangan.

Lihat bagaimana Tun Perak merancang strategi peperangan dengan Siam pada kali pertama dan kedua. Perang pertama Tun Perak merancang strategi membawa anak isteri. Perang kedua, Tun Perak merancang untuk mengganggu tentera Siam dengan serangan gila-gila Tun Umar. Pada waktu malam dirancang pula dengan strategi memasang puntung api agar kelihatan ramai rakyat Melaka tidak tidur dan berjaga malam di pantai.

​

Pengorganisasian.

Lihat bagaimana Sultan menyusun atur perjawatan dalam negeri Melaka secara umum.

​

Penstafan.

Lihat proses melantik pemimpin di Melaka secara umum. Ramai yang dilantik adalah berdasarkan bakat dan kebolehan masing-masing. Tun Perak dilantik kerana beliau bijak merancang, berpandangan jauh dan berani. Begitu juga perlantikan dan naik pangkat Hang Tuah adalah kerana kelayakan beliau menduduki perjawatan yang ada.

​

​

​

Kepimpinan. 

Lihat proses mempengaruhi orang bawahan untuk berbuat sesuatu perlakuan dan arahan. Contoh peristiwa Pembunuhan Tun Besar yang memperlihatkan kepimpinan Bendahara Paduka Raja Tun Perak. Tun Perak berjaya mempengaruhi pengikutnya dengan menggunakan gaya kepimpinannya. Beliau berjaya menghalang pengikutnya supaya tidak menderhaka kepada raja (Sultan Mansur Syah).

​

Pengawalan. 

Pengawalan dalam pemerintahan Melaka lebih ditekankan kepada aspek kepatuhan terhadap waad dan perundangan Melaka. Pada masa yang sama pengawalan juga diterapkan melalui adat istiadat dan pantang larang yang diamalkan secara meluas di kalangan rakyat di negeri Melaka terutama dalam kehidupan masyarakat istana.

​

Lihat proses mewujudkan undang-undang dan peraturan yang merupakan proses kawalan kepada masyarakat Melaka.

2. Saudagar Besar Dari Kuala Lumpur Perancangan Pengorganisasian Penstafan Kepimpinan Pengawalan

​