Proceso y Procedimiento (su Diferencia)

Proceso: descripción de forma general de una secuencia de pasos que se realizan para llevar a cabo una actividad.

Procedimiento: descripción detallada del cómo se han de ejecutar esos pasos (quién los debe hacer, cómo, cuándo, qué documentos deben usarse, donde se almacenan esos documentos, etc) para llevar a cabo una actividad.

Objetivos del procedimiento

*medio de instrucción

*relacionar la tarea del momento con aquellas que le preceden o la siguen.

* facilitar la compresión de sistemas.

*Los procedimientos, se aplican al manejo de asuntos tales como recepción de pedidos, elaboración de nóminas, recepción de requisiciones de compra, entre otras. Por lo general, se involucran en diferentes áreas de la empresa.

Los Procedimientos y su relación con los objetivos.

El Procedimiento se diseña para exponer principalmente los objetivos, integrando las políticas (decisiones permanentes que se toman sobre tales asuntos y problemas), Deberá establecer además las responsabilidades de las diversas unidades orgánicas comprendidas en el procedimiento.

Definición de procedimiento

“una serie de pasos seleccionados en el trabajo de oficina, por lo general ejecutados por más de una persona, que constituyen una forma reconocida y aceptada de ejecutar toda una fase principal de la actividad de una oficina.

Relación entre procedimientos, métodos y políticas.

 Mientras el procedimiento señala una serie de etapas a seguir, el método se refiere únicamente a una sola, explicando exactamente cómo debe efectuarse dicha etapa.

Objetivos secundarios en el estudio y análisis de los procedimientos tales como:

a) Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas. 

b) Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficiencia.

c) Eliminar envíos y demoras innecesarias o reducirlos a un mínimo.

d) Centralizar las inspecciones para considerar el control interno.

e) Eliminar embotellamientos para evitar cuellos de botella (amontonamiento; difícil fluidez de trámites)

f)Eliminar el zigzagueo (en el retorno de un paso a su punto de partida antes de seguir adelante).

Diagrama de flujo.

El diagrama    de flujo es una de las herramientas más extendidas    para el análisis de los procesos. La    visión    gráfica de un proceso facilita la comprensión    integral del mismo y    la detección    de puntos de mejora.