Organização e Controle de Documentos

Documento pode ser entendido como todo dado registrado que, dependendo do seu formato (físico ou eletrônico), pode ser utilizado para estudos, consultas e pesquisas, reproduzir um acontecimento ou uma situação, tratar de um texto que apresente um conteúdo que pode ser utilizados para comprovação de algo.

As fontes dos documentos do ambiente organizacional podem ser classificadas como primária (documentos internos já publicados), secundária (dados reproduzidos de outros documentos) e terciária (elementos utilizados em tomadas de decisão).

Segundo o Manual do Arquivista, produzido pelo Arquivo Nacional, os documentos podem ser classificados quanto a sua procedência, seu valor, a natureza do assunto e o gênero.

Quanto ao seu valor, os documentos são classificados como: administrativo, legal, permanente, primário probatório, secundário, fiscal e informativo. Sendo os fiscais utilizados para aprovar atos presentes ou futuros numa empresa.

Os documentos ostensivos e sigilosos são classificações de documentos quanto ao assunto.

A tabela de temporalidade pode ser entendida como um estudo de nomeação, identificação e avaliação dos documentos relativos à organização, descrevendo o valor, tempo de custódia (período de retenção em anos) e as bases legais que influenciam a disposição dos documentos listados nessa tabela.

A Tabela de Temporalidade estabelece a retenção de documentos em cada um dos arquivos que compõem o sistema. Esses arquivos são: corrente, intermediário e permanente/histórico. Nesse último temos a presença de arquivos que são utilizados com alta frequência e, por esse motivo, devem ser guardados permanentemente.

Algumas das informações que devem conter na Tabela de Temporalidade é o período de tempo em que os documentos devem ser excluídos ou transferidos para o armazenamento temporário, permanente ou para a remoção, após período pré-determinado.

O planejamento na organização e controle dos documentos pode gerar alguns cenários: a existência de inúmeros formulários na empresa, a utilização de versões diferentes do mesmo documento, manuais de procedimentos desatualizados e dificuldades em encontrar documentos importantes. Mas esses são problemas contornáveis e que não devem ser levados em consideração na gestão e controle de documentos.

O processo de gestão de documentos inicia pela triagem e distribuição que é realizada no setor de protocolo.