Zarządzanie dokumentacją pojęcia

dokumentacja (niezależnie od techniki wykonania) zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania. Całokształt lub wybór akt dotyczący określonej sprawy (np. pisma, notatki, formularze, plany, kopie, rysunki) zebrany w osobny plik, teczkę, poszyt, zawierających spójne informacje, które mogą być istotne w rozpatrywaniu sprawy

Utrwalona informacja z materiałem, w którym została utrwalona

Zbiór dokumentów, rozumianych jako informacje utrwalone na jakimkolwiek nośniku

Informacje zapisane i odtwarzane w postaci elektronicznej

narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju

uporządkowany zbiór danych, na których jest zapisana dokumentacja

Narzędzie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów lub formularz

w postaci papierowej albo spis elektroniczny, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;

Forma dokumentacji powstała w wyniku działalności firmy, urzędu lub innego podmiotu, utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej ( zapisana na papierze, coraz częściej w formie elektronicznej)

instrukcja wykorzystywana przy planowaniu umieszczenia w przestrzeni jednostki organizacyjnej komórek, które wykonują czynności kancelaryjne

Zestawienie planów dokumentów, projektów, rysunków, kosztorysów, harmonogramów, opisów technicznych i technologicznych oraz podobnych dokumentów dotyczących według określonego wzoru

zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa (procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej).

zbiór przepisów normujących zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych raz postępowania z dokumentacją od chwili

jej powstania (lub wpływu) do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

miejsce przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

miejsce przechowywania materiałów archiwalnych

Miejsce przechowywania dokumentacji niearchiwalnej

miejsce przechowywania dokumentacji bieżącej

zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości

problem osoby fizycznej lub prawnej przekazany do rozwiązania konkretnej jednostce organizacyjnej, zgodnie z właściwościami, czyli podziałem kompetencyjnym

zespół okoliczności, które są przedmiotem czyjegoś zainteresowania

postępowanie toczące się przed sądem

do tej kategorii zaliczymy wszystkie akta mające znaczenie historyczne, trwałe, nie mogą być one celowo zniszczone lub rozproszone. Przechowywane są wieczyście.

do tej kategorii zaliczymy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy. Okres przechowywania jest określony i po tym okresie podlegają niszczeniu.

wszystkie akta wytworzone w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych

dokumentacja przechowywana w składnicy akt i archiwum zakładowym

dokumentację i materiały archiwalne przechowywane w składnicy akt

dokumentację przeznaczoną do ponownej ekspertyzy

dokumentację niearchiwalną o czasowym okresie przechowywania

materiały archiwalne

materiał w postaci tekstu, fotografii lub jakikolwiek przedmiot, mający wartość dowodową lub informacyjną

Materiał biurowy używany do przechowywania informacji w postaci nieelektronicznej

to opis sprawy występujący tylko w formie pisanej

Akt sporządzony z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim faktów, zdarzeń bądź danych, mający znaczenie dowodu. Obecnie przez to pojęcie rozumie się też formę zapisu (bez względu na postać - nośnik) zawierającego utrwaloną informację o jakimś fakcie, zjawisku lub przejawie myśli ludzkiej.

uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej

usystematyzowany zbiór haseł według którego rejestruje się sprawy, łączy się je w grupy, a następnie jednostki kancelaryjne, układa się akt spraw zakończonych i porządkuje się akta w archiwum bieżącym

narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju

zbiór przepisów normujących zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych raz postępowania z dokumentacją od chwili

jej powstania (lub wpływu) do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

trwałą i nietrwałą

historyczną i bieżącą

pisaną i niepisaną

materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną