Komunikasi Melalui Telepon

Komunikasi adalah penyampaian infomasi dari satu pihak ke pihak lain untuk mencapai kesepahaman (maksud atau tujuan yang sama).

​Komunikasi melalui telepon adalah suatu proses penyampaian informasi jarak jauh untuk mencapai maksud tertentu dengan menggunakan media telepon.

1. Mengucapkan salam dan memperkenalkan diri

2. Menggunakan bahasa yang formal, baik, dan sopan

3. Tidak berbicara dengan orang lain selagi menelepon

4. Tidak berbicara sambil makan sesuatu

5. Berbicara dengan tidak terlalu basa basi

6. Tidak berbicara dengan nada kasar

7. Nada dan intonasi bicara tidak terkesan malas atau tidak ramah

8. Mencatat pesan yang disampaikan

9. Sampaikan pesan kepada orang yang dituju oleh penelepon

5. Jika ingin menutup telepon, hendaknya menutup dengan salam

6. Letakkan gagang telepon dengan pelan

1. Perhatikan jam menelepon

2. Ucapkan salam

3. Sebutkan identitas diri

4. Beri tahu maksud dan tujuan kita menelepon

Langkah & Teknik Menerima Telepon

1. Segeralah angkat telepon jika berdering

2. Ucapkan salam begitu anda mengankat telepon

3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari

4. Bila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan

Hal- hal khusus yang harus diperhatikan dalam menerima telepon

• Angkat gagang telepon dengan tangan kiri

• Menyampaikan salam

• Menyebutkan identitas diri, kantor, atau perusahaan

• Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon

• Bila penelepon kurang jelas, jangan menyebutkan kata yang kurang sopan

• Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya

• Usahakan menerima telepon dengan semangat

• Jika penelepon tidak ramah, tangani dengan cara profesional

• Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon

• Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas

• Menyebutkan nama penelepon dengan tepat

1. Caring

2. Commited

3. Confident

4. Considerate

5. Controlled

6. Creative

7. Contagious

• Lembar pesan telepon

• Daftar nomor telepon

• Buku daftar telepon masuk

• Pesawat telepon

• Kalender meja

• Jam dinding

• Alat tulis

​Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon :

• Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan yang disampaikan dan tanda tangan penerima telepon

• Memindahkan segera ke lembar pesan telepon

• Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju

• Meletakkan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali

Cara Mencatat Isi Pesan Telepon

1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraannya saja. Kalimat penjelas tidak perlu dicatat

2. Diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan

3. Pesan dapat dibuat dalam bentuk bagan agar lebih praktis

• Orang yang ditelepon bersikap kurang baik

Pengguna telepon

• Suara Berisik

• Suara timbul tenggelam

• Suara mengecil

• Tidak terdengar nada kontak

• Nada sambung tidak terdengar

• Sambungan terputus-putus

Alat