MENENTUKAN KODE INDEKS NAMA ORGANISASI/ PERUSAHAAN

PENGERTIAN INDEKS

Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :

■ Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk

menentukan suatu tempat

■ Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi,

subjek masalah atau nomor klasifikasi

■ Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau

tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat
menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.

Kegunaan Indeks

■ Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk

mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang
memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan
ke dalam satu berkas.

■ Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

Dalam

dunia

perkantoran,

biasanya

indeks

yang

digunakan adalah sebagai berikut :
1. Indeks numerik yaitu suatu daftar atau surat

yang

disusun

menurut

nomor

kontrol

atau

disebut daftar inventarisasi

2. Indeks subyek yaitu suatu daftar kata kunci yang

disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor
kontrol yang berkaitan dengan surat.

PERATURAN MENGINDEKS NAMA PERUSAHAAN ATAU

ORGANISASI

Untuk nama perusahaan, diindeks terlebih dahulu kata yang penting
atau kata awalnya, kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya.

Nama

Indeks
Kode

Abjad

Urutan

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit 3

PT Mekarsari Abadi

CV Bahagia

Mekarsari

Bahagia

Abadi

CV

PT

Me

Ba

2

1

Untuk nama perusahaanyang menggunakan singkatan, singkatannya
diperpanjang dahulu, kemudian baru diindeks. Tetapi untuk nema perusahaan
yang lebih terkenal dengan akronimnya (singkatan), dapat diindeks dengan
akronimnya (singkatan), dapat diindeks dengan akronim tersebut

Nama

Indeks

Kode

Abjad

Urutan

Abjad

Unit 1

Unit 2

Unit 3

GIA

BRI

Bank Mandiri

Indonesia, Tbk

Garuda

Rakyat

Mandiri

Indonesia

Indonesia

Indonesia

Airways

Bank

Bank,

Tbk

Ga

Ra

Ma

1

3

2

Nama

Indeks
Kode

Abjad

Uruta

n

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit 3

Toko 234

Club 77

Bengkel Motor 202

Dua Tiga Empat

Tujuh Tujuh

Dua Nol Dua

Toko

Club

Bengkel

Motor

Du

Tu

Du

2

3

1

Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit. Perhatikan contoh
pengindeksannya.

Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan, pada
ataupun and, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara
dua tanda kurang.
Berikut contohnya.

Nama

Indeks
Kode

Abjad

Urutan

Abjad

Unit 1

Unit 2

Unit 3

Andy & Motor Service

Bank of America

Andi (&)

America

Motor Service

Bank (of)

An

Am

2

1