Teks Surat

1) Kepala Surat

2) Tanggal Surat

3) Nomor Surat

4) Lampiran

5) Hal/Perihal

6) Alamat Tujuan

7) Salam Pembuka

8) Isi Surat

9) Salam Penutup

10) Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan

11) Tembusan

Dalam setiap surat resmi harus terdapat kepala surat atau kita sering mengenalnya dengan istilah kop surat, hal ini karena kop surat menunjukkan identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun struktur dari kop surat ini harus mengandung beberapa hal berikut ini:

Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada) Nama instansi Alamat instansi Nomor telepon, faximile atau email Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Fungsi dari kop surat ini adalah untuk penanda nama dan alamat kantor instansi, memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan, dan sebagai sarana pengenalan lembaga pada khalayak.

Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Apabila lokasi penulisan surat sudah tercantum dalam kop surat, maka tidak perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

Sebagai catatan untuk arsip surat resmi memiliki nomor surat. Setiap lembaga biasanya memiliki sistem penomoran surat masing-masing. Penomoran mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen surat utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti daftar kegiatan, surat pendukung dari lembaga lain, laporan keuangan lebih mendetail, dan lain sebagainya.

Hal/perihal merupakan maksud atau tujuan singkat yang memuat perkara dibuatnya surat

Alamat tujuan kepada siapa ditujukannya surat resmi tersebut. Penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

Salam pembuka adalah kata sapaan di awal surat. Kata sapaan yang biasa digunakan adalah ‘Dengan hormat” diikuti dengan tanda baca koma.

Di Dalam isi surat resmi terdapat beberapa bagian yang harus ada, yaitu pembuka, bagian inti dan penutup. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

Pembuka, kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Di dalam pembuka surat juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat. Isi Pokok, bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami. Penutup, bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.

Salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umumnya digunakan untuk menambah kesantunan dalam menyelesaikan komunikasi.

Surat dinas akan dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, seperti pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penandatangan tersebut. Beberapa lembaga mewajibkan untuk mencantumkan nomor pegawai pada bagian ini.

Tembusan merupakan bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut selain penerima surat. Atau jika surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat.