KENALPASTI FORMAT DOKUMEN PEJABAT

Amah Haji Omar mentkrifkan surat rasmi sebagai surat yang ditulis dalam pejabat contohnya :

Pejabat - pejabat kerajaan

Badan berkanun

Syarikat-syarikat perniagaan

Tempat - tempat pengajian serat juga dalam urusan pekerjaan, urusan persekolahan dan sebagainya...

Untuk memohon maklumat dari firma, institusi dan lain-lain.

Memohon bantuan atau kerjasama dari firma

Mendapatkan kebenaran daripada pihak berkuasa

Memohon pekerjaab atau menjadi ahli kelab

Menjawab panggilan temu duga

Menerima atau menolak tawaran kerja

Memesan barangan

Mengucapkan tahniah atau takziah

Memohon maaf

Jemputan

Jawapan kepada jemputan

Ucapan terima kasih

Untuk memberitahu

Untuk mengarah

Untuk mempengaruhi

Surat rasmi mengandungi maklumat organisasi yang perlu ditandatangani oleh Ketua jabatan atau Pegawai yang beri kuasa menandatanganinya bagi pihak Ketua Jabatan atau bagi pihak organisasi.

Surat rasmi ialah dokumen yang sah.

Dari segi isi, surat rasmi seharusnya mengandungi satu perkara sahaja. Idea atau isi surat hendaklah padat dan tepat menurut tujuan surat.

Surat rasmi ditulis dalam format yang ditetapkan oleh kerjaan

Sama ada sebagai surat rasmi biasa, pekeliling am, penjawatan atau seumpamanya.

* Menggunakan laras bahasa surat rasmi iaitu menggunakan bahasa melayu standard aatau baku yang baik.

Betul tatabahasa, penggunaan kata atau istilah yang tepat, tanda baca yang betul dan ejaan yang betul

Surat rasmi berbentuk ringkas, padat dan bersopan.

i. Correct (betul)

ii. Clear (jelas)\

iii. Comprehensive (lengkap)

iv. Concise (ringkas dan padat)

v. Polite (lembut dan bersopan)